Formato único UE para declarar titularidad real: qué deben hacer las empresas en 2026

Datos clave

Si tu empresa, fundación o asociación está obligada a declarar quién ostenta el control real sobre la entidad, el modo en que lo declaras acaba de cambiar. El Reglamento de Ejecución (UE) 2026/2354, publicado el 22 de octubre de 2026, fija los formatos estandarizados que deben usarse en toda la Unión Europea para presentar información sobre titularidad real en el marco de la normativa antilavado de capitales (AML).

Hasta ahora, cada Estado miembro podía tener sus propios modelos y estructuras de datos. Con este reglamento, la Comisión Europea impone un molde único que facilita el intercambio de información entre registros nacionales y el sistema europeo BORIS (Business Ownership and Registered Information System, el sistema de interconexión de registros de titularidad real de la UE).

¿Qué establece esta normativa?

El Reglamento de Ejecución (UE) 2026/2354 regula exclusivamente el formato en que debe presentarse la información sobre titularidad real, no quién está obligado a declararla ni qué información debe incluirse (eso lo establece la normativa AML de fondo). En concreto:

• Fija modelos uniformes para toda la UE que las entidades deben usar al presentar sus declaraciones de titularidad real ante los registros nacionales.
• Garantiza que los datos sean interoperables entre los registros de los distintos Estados miembros y el sistema BORIS.
• Obliga a las entidades a revisar y adaptar sus procedimientos internos de cumplimiento para garantizar que la información se presenta en el formato correcto.
• Aplica a empresas, fundaciones, asociaciones y otras entidades jurídicas sujetas a la obligación de declarar titularidad real en la UE.
• Afecta también a los intermediarios (notarios, abogados, asesores fiscales) que asisten a sus clientes en el cumplimiento de estas obligaciones.

El sistema BORIS es el eje central de esta estandarización: es la plataforma europea que interconecta todos los registros nacionales de titularidad real, y solo puede funcionar si los datos llegan en un formato homogéneo. Este reglamento es, en esencia, la pieza técnica que hace posible esa interoperabilidad.

Impacto económico y operativo

El impacto directo de esta norma es operativo y de cumplimiento, no una nueva tasa ni un coste fiscal directo. Sin embargo, ignorarla tiene consecuencias económicas reales:

• Coste de adaptación interna: Las empresas que ya tienen procedimientos de declaración de titularidad real deberán revisar si sus plantillas, formularios y sistemas internos se ajustan al nuevo formato estandarizado. Esto puede requerir tiempo del equipo de cumplimiento o del asesor externo.
• Riesgo de sanciones administrativas: El incumplimiento de las obligaciones de titularidad real —incluyendo presentarla en formato incorrecto— puede derivar en sanciones según la normativa AML aplicable en cada Estado miembro. La norma no fija importes concretos de sanción (esos los establece la legislación nacional AML), pero el riesgo es real y debe gestionarse.
• Impacto en intermediarios: Notarios, abogados y asesores fiscales que gestionan estas declaraciones para sus clientes deberán actualizar sus flujos de trabajo y documentación para adaptarse al nuevo formato. El coste se trasladará, en parte, a sus clientes empresariales.
• Mejora de eficiencia a largo plazo: La estandarización reduce fricciones en operaciones transfronterizas dentro de la UE, ya que los registros de titularidad real de distintos países serán directamente comparables e interoperables a través de BORIS.

¿A quién afecta?

• Empresas (sociedades de capital, sociedades de personas, etc.) obligadas a inscribir su titularidad real en el registro correspondiente.
• Fundaciones sujetas a obligaciones de transparencia AML.
• Asociaciones y otras entidades jurídicas con obligación de declarar titularidad real.
• Notarios que intervienen en la constitución o modificación de entidades jurídicas.
• Abogados y asesores jurídicos que asesoran en materia de cumplimiento AML.
• Asesores fiscales que gestionan las declaraciones de titularidad real de sus clientes.
• Departamentos de cumplimiento normativo (Compliance) de grupos empresariales con presencia en varios países de la UE.
• CFOs y directores financieros responsables del cumplimiento regulatorio en sus organizaciones.

Ejemplo práctico

Imagina una sociedad limitada española con un socio mayoritario alemán que controla el 60% del capital. La empresa ya estaba obligada a declarar a ese socio como titular real ante el Registro Mercantil español.

Hasta ahora, esa declaración se presentaba según el modelo que exigía la normativa española. Con el Reglamento (UE) 2026/2354, el formato de esa declaración debe ajustarse al modelo estandarizado europeo, de modo que cuando el Registro Mercantil español comparta esa información con BORIS —y este la ponga a disposición de, por ejemplo, un banco alemán que quiera verificar la titularidad real de su cliente—, los datos sean directamente legibles e interoperables sin necesidad de traducción o adaptación manual.

El asesor fiscal o el notario que gestione la declaración de esta empresa deberá asegurarse de que el formulario que utiliza cumple el nuevo estándar europeo. Si la empresa presenta la declaración con un formato obsoleto o incorrecto, se expone a que el registro la rechace o a que se considere incumplida la obligación, con el consiguiente riesgo de sanción administrativa.

¿Qué deben hacer las empresas ahora?

1. Identificar si tu entidad está obligada a declarar titularidad real según la normativa AML aplicable en tu país. Si ya lo estabas haciendo, este reglamento te afecta directamente.
2. Revisar los formularios y plantillas actuales que usas para presentar la declaración de titularidad real y verificar si se ajustan al nuevo formato estandarizado europeo.
3. Informar a tu asesor externo (notario, abogado, asesor fiscal) de este cambio y pedirle confirmación de que sus modelos de trabajo ya están actualizados al nuevo estándar.
4. Actualizar los procedimientos internos de cumplimiento (manuales, checklists, flujos de aprobación) para reflejar el nuevo formato obligatorio.
5. Estar atento a la fecha de entrada en vigor, que no ha sido especificada en el texto publicado: monitoriza el Diario Oficial de la UE y las comunicaciones de tu registro nacional para conocer el plazo exacto de adaptación.
6. Si eres intermediario (notario, abogado, asesor fiscal), actualiza tus modelos de asistencia a clientes y comunica el cambio a las entidades a las que asesoras en materia AML.

Fuente oficial

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Aviso: Este artículo tiene carácter meramente informativo y no constituye asesoramiento legal. Para decisiones específicas, consulte a un profesional cualificado. Fuente: https://eur-lex.europa.eu/./legal-content/AUTO/?uri=OJ:L_202602354